📘 คู่มือการใช้งาน Sukree Trace
ระบบติดตามงาน/เคสสำหรับเหตุการณ์เกี่ยวกับสินค้า ที่ทีมจัดซื้อ ฝ่ายขาย คลังสินค้า และการตลาด ใช้ประสานงานร่วมกันในที่เดียว ตั้งแต่สินค้าใหม่ โปรโมชั่น สินค้าขาด ไปจนถึงคำขอจากฝ่ายขาย — อ่านคู่มือนี้เพื่อเรียนรู้การใช้งานด้วยตนเอง
iภาพรวมระบบ
Sukree Trace คือ "กระดานงานกลาง" แทนการแจ้งเรื่องผ่านไลน์กลุ่มที่ตามย้อนหลังยาก — ทุกเรื่องที่เกี่ยวกับสินค้าเปิดเป็น "เคส" เดียว มีคนรับผิดชอบ มี checklist มี due date และเห็นประวัติการทำงานย้อนหลังได้ทั้งหมด
ใครใช้ระบบนี้ได้บ้าง
ทุกคนที่มีบัญชี login (username/password เดียวกับ Purchase Portal) สามารถ สร้างเคส คอมเมนต์ และรับผิดชอบเคสได้ทุกประเภท ข้ามทีมได้อย่างอิสระ เพราะงานจริงมักไหลข้ามแผนก เช่น "เปลี่ยนแพ็คเก็จ" ต้องผ่านจัดซื้อ → คลัง → ฝ่ายขาย → การตลาด ภายในเคสเดียวกัน ระบบจึงไม่ล็อกสิทธิ์ตามทีม แต่ใช้ทีมเป็นแค่ตัวกรองมุมมอง ("ทีมของฉัน") เท่านั้น
💡 ถ้าไม่รู้จะเริ่มยังไง
กด "+ สร้างเคสใหม่" มุมขวาบน เลือกประเภทที่ตรงกับเรื่องที่จะแจ้ง ระบบจะใส่ checklist มาตรฐานให้อัตโนมัติ — ดูขั้นตอนเต็มที่หัวข้อ สร้างเคสใหม่
1เข้าสู่ระบบ
ใช้ username/password เดียวกับระบบ Purchase Portal ของบริษัท (ไม่มีบัญชีแยกต่างหาก)
- เปิดลิงก์ระบบ Sukree Trace ที่บริษัทแจ้งไว้
- กรอก ชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน
- กด เข้าสู่ระบบ — หากพิมพ์ผิดระบบจะแจ้งข้อความสีแดงใต้ปุ่ม
⚠ ยังไม่มีบัญชี?
ติดต่อผู้ดูแลระบบให้สร้าง user ที่หน้า Purchase Portal (⚙️ ตั้งค่า → 👤 ผู้ใช้งาน Purchase) ก่อน แล้วแจ้ง admin ของ Sukree Trace ให้เพิ่มชื่อเข้าทีมที่เกี่ยวข้อง
2ส่วนประกอบหน้าจอ
หลัง login หน้าจอแบ่งเป็น 3 ส่วนหลัก:
ตัวอย่างโครงหน้าจอ
| ส่วน | หน้าที่ |
|---|---|
| แถบเมนูซ้าย (Sidebar) | สลับมุมมอง Kanban / รายการ / ปฏิทิน / แดชบอร์ด, เมนูจัดการสมาชิกทีม (เฉพาะ admin), ปุ่มออกจากระบบ, และลิงก์คู่มือนี้ |
| แถบกรองด้านบน (Topbar) | กรองตามทีม / ประเภทเคส / priority / เฉพาะที่เลยกำหนด / ค้นหาข้อความ และปุ่ม "+ สร้างเคสใหม่" |
| พื้นที่หลัก (Main area) | แสดงเนื้อหาตามมุมมองที่เลือก — คลิกที่การ์ด/แถวเพื่อเปิดรายละเอียดเคส |
317 ประเภทของเคส
เลือกประเภทให้ตรงตอนสร้างเคส ระบบจะดึง checklist มาตรฐานของประเภทนั้นมาให้อัตโนมัติ (แก้ไข/เพิ่มลดได้ภายหลัง) — กด "ดู checklist เริ่มต้น" เพื่อดูตัวอย่างขั้นตอน
ฝั่งสินค้า / จัดซื้อ (10 ประเภทเดิม)
สินค้าใหม่
NEW_PRODUCT
ดู checklist เริ่มต้น
- ขึ้นทะเบียนสินค้าใน BlueNote
- ตั้งราคาขาย
- เพิ่มใน Sales Catalog
- แจ้งทีมขาย
- สั่งซื้อ PO ครั้งแรก
เลิกผลิต / เร่งระบายสต็อก
DISCONTINUE_CLEARANCE
ดู checklist เริ่มต้น
- แจ้งเหตุผลเลิกผลิต
- แจ้งฝ่ายขายเร่งระบาย
- ตั้งโปรโมชั่นเคลียร์สต็อก
- ติดตามสต็อกคงเหลือ
- ปิดรายการเมื่อสต็อกหมด
เลิกจำหน่าย / เลิกสั่ง
DISCONTINUE_STOP_ORDER
ดู checklist เริ่มต้น
- แจ้งเหตุผลเลิกจำหน่าย
- หยุดสั่งซื้อใน PO
- แจ้งฝ่ายขาย/ลูกค้า
- ปิดสถานะสินค้าใน ERP
เปลี่ยนแพ็คเก็จ
PACKAGE_CHANGE
ดู checklist เริ่มต้น
- แจ้ง supplier ขอ artwork ใหม่
- รับตัวอย่าง/artwork ใหม่
- แก้ไขข้อมูลใน ERP
- แจ้งฝ่ายขาย
- อัปเดต Sales Catalog
- เคลียร์สต็อกแพ็คเก็จเก่า
จัดโปรโมชั่น
PROMOTION
ดู checklist เริ่มต้น
- กำหนดเงื่อนไขโปรโมชั่น
- ตั้งราคา/ส่วนลดใน ERP
- แจ้งฝ่ายขาย
- ประชาสัมพันธ์/สื่อโปรโมชั่น
- ติดตามผลยอดขาย
มีค่าเชียร์
INCENTIVE
ดู checklist เริ่มต้น
- ยืนยันเงื่อนไขค่าเชียร์กับ supplier
- แจ้งอัตราค่าเชียร์ฝ่ายขาย
- ตั้งค่าในระบบคำนวณ
- ติดตามการจ่ายค่าเชียร์
สินค้าขาด
OUT_OF_STOCK
ดู checklist เริ่มต้น
- ระบุสาเหตุสินค้าขาด
- ติดตาม PO เร่งด่วน
- แจ้งฝ่ายขาย/ลูกค้า
- ปิดเคสเมื่อสินค้าเข้า
แก้ไขรายละเอียดสินค้า
INFO_CORRECTION
ดู checklist เริ่มต้น
- ระบุข้อมูลที่ต้องแก้ (ชื่อไทย/อังกฤษ/หมวดหมู่/ขนาดบรรจุ)
- แก้ไขใน BlueNote
- ตรวจสอบความถูกต้อง
- อัปเดต Sales Catalog
ส่งคืน (CN)
RETURN_CN
ดู checklist เริ่มต้น
- ระบุเหตุผลคืนสินค้า
- แจ้ง supplier
- ออกเอกสาร CN
- ติดตามเครดิต/รับคืนเงิน
สินค้าหาย
LOST_PRODUCT
ดู checklist เริ่มต้น
- ระบุรายละเอียดสินค้าหาย
- ตรวจสอบสต็อก/กล้องวงจรปิด
- แจ้งผู้เกี่ยวข้อง
- สรุปผลและปิดเคส
ฝั่งเซล / ทุกแผนก (7 ประเภทใหม่ — เพิ่ม 2026-08-06)
ขายช่องทางไหนบ้าง
SALES_CHANNEL
ดู checklist เริ่มต้น
- ระบุช่องทางที่อนุญาตขาย (ส่ง/ปลีก/ออนไลน์)
- ยืนยันเหตุผล/เงื่อนไขจาก supplier
- ตั้งค่าจำกัดช่องทางใน ERP
- แจ้งฝ่ายขายทุกช่องทาง
- ตรวจสอบย้อนหลังว่ามีขายผิดช่องทางหรือไม่
สินค้าหมด (สาขา)
STOCK_EMPTY
ดู checklist เริ่มต้น
- ระบุสาขา/หน้าร้านที่แจ้งสินค้าหมด
- ตรวจสอบสต็อกคลังกลาง
- เร่งจัดส่ง/โอนสต็อกให้สาขา
- แจ้งกลับผู้แจ้ง/ลูกค้า
- ปิดเคสเมื่อสินค้าถึงสาขา
สินค้าที่ลูกค้าจอง
CUSTOMER_RESERVE
ดู checklist เริ่มต้น
- บันทึกรายละเอียดลูกค้า/จำนวนที่จอง
- กันสต็อกสำหรับลูกค้า
- แจ้งวันที่คาดว่าสินค้าเข้า
- ติดตามจนลูกค้ารับสินค้า
- ปิดเคสเมื่อส่งมอบสำเร็จ
ราคาผิดปกติ
PRICE_ANOMALY
ดู checklist เริ่มต้น
- ระบุสินค้า/ราคาที่ผิดปกติ พร้อมหลักฐาน
- ตรวจสอบต้นทุน/ราคาขายจริงใน ERP
- ระบุสาเหตุ (ตั้งราคาผิด/แข่งขัน/feedback ลูกค้า)
- แก้ไขราคาหรือยืนยันราคาคงเดิม
- แจ้งฝ่ายขาย/ปิดเคส
สินค้าเรียกหา
PRODUCT_DEMAND
ดู checklist เริ่มต้น
- บันทึกสินค้าที่ลูกค้าเรียกหา + ความถี่
- ตรวจสอบว่ามีสินค้านี้ในระบบหรือไม่
- ประเมินความคุ้มค่าในการสั่ง/นำเข้า
- ตัดสินใจ (สั่งเพิ่ม/ขึ้นทะเบียนใหม่/ไม่ดำเนินการ)
- แจ้งผลกลับผู้แจ้ง
ขอทำโปรโมชั่น
PROMOTION_REQUEST
ดู checklist เริ่มต้น
- ระบุสินค้า/เหตุผลที่ขอโปร
- เสนอเงื่อนไขโปรโมชั่นที่ต้องการ
- ฝ่ายจัดซื้อ/การตลาดพิจารณาอนุมัติ
- ตั้งราคา/เงื่อนไขใน ERP
- แจ้งฝ่ายขายเมื่อโปรพร้อมใช้
ขอค่าเชียร์
INCENTIVE_REQUEST
ดู checklist เริ่มต้น
- ระบุสินค้า/เหตุผลที่ขอค่าเชียร์
- เสนออัตราค่าเชียร์ที่ต้องการ
- จัดซื้อเจรจากับ supplier
- ยืนยันเงื่อนไขและตั้งค่าในระบบคำนวณ
- แจ้งฝ่ายขายเมื่อค่าเชียร์เริ่มใช้
💡 ไม่แน่ใจว่าจะเลือกประเภทไหน?
"สินค้าขาด" (จัดซื้อรู้ว่าขาดจาก PO/คลัง) ต่างจาก "สินค้าหมด" (สาขาแจ้งว่าหมดหน้าร้าน) และ "สินค้าเรียกหา" (ลูกค้าถามหาสินค้าที่อาจไม่เคยมีขาย) — เลือกตามจุดเริ่มต้นของเรื่อง ถ้าเลือกผิดแก้ไขภายหลังได้ที่หน้ารายละเอียดเคส
4สร้างเคสใหม่
กดปุ่ม + สร้างเคสใหม่ มุมขวาบนของทุกมุมมอง
- เลือก ประเภทเคส — checklist มาตรฐานจะถูกใส่ให้อัตโนมัติตามประเภทที่เลือก
- ตั้ง ชื่องาน ให้สื่อความหมาย เช่น "เปลี่ยนแพ็คเก็จยาแก้ไอ 60ml"
- (ไม่บังคับ) พิมพ์ค้นหา สินค้าที่เกี่ยวข้อง จากรหัส/ชื่อ ระบบจะ autocomplete จากฐานข้อมูลสินค้าจริง
- เลือก ผู้รับผิดชอบ และ Priority (🔴 ด่วนมาก / 🟠 สูง / 🟡 ปกติ / ⚪ ต่ำ)
- ระบุ กำหนดเสร็จ และ แท็ก (คั่นด้วยจุลภาค เช่น "ด่วน, สาขาเหนือ") ถ้าต้องการ
- ใส่ รายละเอียด เพิ่มเติม แล้วกด สร้างเคส
ระบบจะออกเลขเคสอัตโนมัติรูปแบบ TRC-2026-00001 และบันทึกผู้สร้างเป็นผู้แจ้งเรื่อง (reporter) โดยอัตโนมัติ
5มุมมอง Kanban
มุมมองเริ่มต้นเมื่อ login — แสดงเคสเป็นการ์ดแยกตามคอลัมน์สถานะ
ตัวอย่าง Kanban
🟦 เปิดงาน (2)
เปลี่ยนแพ็คเก็จ
ยาแก้ไอ 60ml
สินค้าขาด
ยาลดไข้เด็ก
🟨 กำลังดำเนินการ (1)
โปรโมชั่น
Vistra ลด 15%
🟩 เสร็จสิ้น (1)
สินค้าใหม่
วิตามินซี 500mg
- ลากการ์ด ข้ามคอลัมน์เพื่อเปลี่ยนสถานะได้ทันที (คลิกค้าง → ลาก → ปล่อยในคอลัมน์ใหม่)
- การ์ดกรอบสีแดงหมายถึง เลยกำหนดส่ง (overdue)
- คลิกที่การ์ดเพื่อเปิด รายละเอียดเคส
⚠ เคสที่มี Dependency ยังไม่เสร็จ
ถ้าเคสนั้น "รอเคสอื่นให้เสร็จก่อน" (ดูหัวข้อ Dependencies) ระบบจะไม่ให้ลากไปสถานะ "เสร็จสิ้น" จนกว่าเคสที่รออยู่จะเสร็จก่อน
6มุมมอง รายการ
แสดงเคสทั้งหมดเป็นตาราง เหมาะกับการไล่ดูข้อมูลจำนวนมากหรือเทียบ due date หลายเคสพร้อมกัน — มีคอลัมน์เลขเคส ประเภท ชื่องาน สินค้า สถานะ ผู้รับผิดชอบ priority กำหนดเสร็จ และความคืบหน้า checklist คลิกแถวเพื่อเปิดรายละเอียด
7มุมมอง ปฏิทิน
แสดงเคสตาม วันกำหนดเสร็จ (due date) เป็นปฏิทินรายเดือน ใช้ปุ่ม "‹ ก่อนหน้า" / "ถัดไป ›" เพื่อเปลี่ยนเดือน เคสที่เลยกำหนดจะแสดงด้วยสีแดง คลิกที่รายการในวันนั้นเพื่อเปิดรายละเอียดเคส
8รายละเอียดเคส
คลิกเคสจากมุมมองใดก็ได้เพื่อเปิดหน้าต่างรายละเอียด แบ่งเป็น 2 ฝั่ง
ตัวอย่างหน้าจอรายละเอียดเคส
ชื่องาน / รายละเอียด
Checklist
แจ้ง supplier ขอ artwork ใหม่
รับตัวอย่าง/artwork ใหม่
แก้ไขข้อมูลใน ERP
ความคิดเห็น
สถานะ / ผู้รับผิดชอบ / Priority
ผู้ติดตาม
ประวัติกิจกรรม
ฝั่งซ้าย — เนื้อหางาน
| ส่วน | วิธีใช้ |
|---|---|
| ชื่องาน/รายละเอียด | แก้ไขได้ตรงในช่อง พิมพ์แล้วกด "บันทึกการเปลี่ยนแปลง" ด้านขวา |
| Checklist | ติ๊กถูกทีละข้อเพื่อบันทึกความคืบหน้า พิมพ์ในช่องด้านล่างแล้วกด "+ เพิ่ม" เพื่อเพิ่มรายการใหม่นอกเหนือจาก checklist มาตรฐาน |
| สินค้าที่เกี่ยวข้อง | พิมพ์ค้นหาแล้วเลือกจากรายการ autocomplete เพื่อผูกเคสกับสินค้าจริง |
| Dependencies | ใส่เลข case id ที่ต้อง "รอให้เสร็จก่อน" เคสนี้จะไม่สามารถปิดเป็น "เสร็จสิ้น" ได้จนกว่าเคสที่รออยู่จะเสร็จ — ใช้เมื่องานมีลำดับก่อนหลังชัดเจน เช่น ต้องรอ artwork เสร็จก่อนถึงจะสั่งพิมพ์ได้ |
| ความคิดเห็น | พิมพ์คอมเมนต์ พิมพ์ @username เพื่อแจ้งเตือน/เพิ่มคนนั้นเป็นผู้ติดตามอัตโนมัติ แนบไฟล์ได้พร้อมกับคอมเมนต์ |
| ไฟล์แนบ | รองรับไฟล์ .jpg .png .webp .pdf .xlsx .xls .docx .doc ขนาดไม่เกิน 5MB ต่อไฟล์ |
ฝั่งขวา — สถานะและการติดตาม
| ส่วน | วิธีใช้ |
|---|---|
| สถานะ | เปลี่ยนได้จาก dropdown หรือลากใน Kanban ก็ได้ผลเหมือนกัน |
| ผู้รับผิดชอบ / Priority / กำหนดเสร็จ / แท็ก | แก้ไขแล้วกด "บันทึกการเปลี่ยนแปลง" เพื่อยืนยัน |
| ผู้ติดตาม (Watchers) | เพิ่มคนที่ต้องการให้ตามเรื่องนี้ (แม้ไม่ใช่ผู้รับผิดชอบ) จาก dropdown |
| ประวัติกิจกรรม | บันทึกอัตโนมัติทุกการเปลี่ยนแปลง (สร้างเคส/เปลี่ยนสถานะ/แก้ไข ฯลฯ) ตรวจสอบย้อนหลังได้ครบว่าใครทำอะไรเมื่อไหร่ |
สถานะของเคส
เปิดงาน (OPEN)
กำลังดำเนินการ (IN_PROGRESS)
รอดำเนินการ (WAITING)
เสร็จสิ้น (DONE)
ยกเลิก (CANCELLED)
9แดชบอร์ด
สรุปภาพรวมงานทั้งหมดในระบบ ใช้สำหรับติดตามงานค้างและวางแผนลำดับความสำคัญ
| ส่วน | ความหมาย |
|---|---|
| Stat tiles ด้านบน | ตัวเลขสรุปจำนวนเคสตามสถานะ/ภาพรวมทั้งหมด |
| เคสค้างตามประเภท | นับจำนวนเคสที่ยังไม่ปิด แยกตาม 17 ประเภท — ใช้ดูว่าเรื่องแบบไหนค้างเยอะที่สุด |
| เคสค้างต่อคน | นับจำนวนเคสที่แต่ละคนยังรับผิดชอบอยู่ — ใช้ balance งานในทีม |
| เคสเลยกำหนด | ตารางแยกต่างหากของเคสที่เลยกำหนดส่งแล้ว เรียงตามความเร่งด่วน คลิกแถวเพื่อเปิดเคส |
10การกรอง/ค้นหา
แถบกรองด้านบนใช้ได้กับทุกมุมมอง (Kanban/รายการ/ปฏิทิน) พร้อมกัน:
- ทีม — กรองเฉพาะเคสของทีมจัดซื้อ/ฝ่ายขาย/คลังสินค้า/การตลาด
- ประเภท — กรองตาม 1 ใน 17 ประเภทเคส
- Priority — กรองตามระดับความเร่งด่วน
- เฉพาะเลยกำหนด — ติ๊กเพื่อดูเฉพาะเคสที่เลยวันกำหนดเสร็จแล้ว
- ค้นหา — พิมพ์ค้นหาจากชื่องาน เลขเคส หรือชื่อ/รหัสสินค้า
👑จัดการสมาชิกทีม (เฉพาะผู้ดูแลระบบ)
เมนู "จัดการสมาชิกทีม" จะปรากฏในแถบเมนูซ้ายเฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ admin เท่านั้น
- เลือก username จาก dropdown (ต้องมีบัญชีอยู่แล้วในระบบ Purchase Portal ก่อน)
- เลือก ทีม ที่ต้องการ map ให้ (จัดซื้อ / ฝ่ายขาย / คลังสินค้า / การตลาด)
- กด บันทึก
💡 การ map ทีมมีผลแค่การกรองมุมมอง
ไม่ใช่การจำกัดสิทธิ์การใช้งาน — ทุกคนยังสร้าง/แก้ไข/คอมเมนต์เคสได้ทุกประเภทเหมือนเดิม การ map ทีมช่วยให้ dropdown "ผู้รับผิดชอบ" และตัวกรอง "ทีม" มีความหมายเท่านั้น
💡 เคล็ดลับการใช้งาน
ตั้งชื่องานอย่างไรให้ดี
ระบุชื่อ/ขนาดสินค้าให้ชัดในชื่องาน (เช่น "ยาแก้ไอ 60ml — เปลี่ยนแพ็คเก็จ") จะช่วยให้หาเจอง่ายเวลาค้นหาหรือดูในรายการ
ใช้ Dependencies เมื่อไหร่
เมื่องานมีลำดับต้องรอกันจริงๆ เท่านั้น (เช่น ต้องรอ artwork ใหม่เสร็จก่อนสั่งพิมพ์แพ็คเก็จ) ไม่จำเป็นต้องใส่ทุกเคส
ใช้แท็กช่วยจัดกลุ่มเคส
แท็กเช่น "ด่วน", "สาขาเหนือ", "งาน Q3" ช่วยจัดกลุ่มเคสที่เกี่ยวข้องกันแม้จะคนละประเภท ค้นหาด้วยคำในแท็กได้จากช่องค้นหา
❓ คำถามที่พบบ่อย
ลืมรหัสผ่านทำอย่างไร
ติดต่อผู้ดูแลระบบให้รีเซ็ตรหัสผ่านที่หน้า Purchase Portal (⚙️ ตั้งค่า → 👤 ผู้ใช้งาน Purchase) เพราะ Sukree Trace ใช้บัญชีเดียวกัน
เลือกประเภทเคสผิด แก้ไขได้ไหม
ปัจจุบันเปลี่ยนประเภทเคสหลังสร้างแล้วยังไม่รองรับ — แนะนำให้ปิดเคสเดิมเป็น "ยกเลิก" แล้วสร้างเคสใหม่ให้ถูกประเภท
ทำไมลากเคสไปช่อง "เสร็จสิ้น" ไม่ได้
ตรวจสอบว่าเคสนี้มี Dependency ที่ยังไม่เสร็จอยู่หรือไม่ (ดูในหน้ารายละเอียดเคส หัวข้อ Dependencies) ต้องรอเคสที่ผูกไว้เสร็จก่อน
แนบไฟล์ไม่ได้/ขึ้น error
ตรวจสอบว่าไฟล์เป็นชนิดที่รองรับ (.jpg .png .webp .pdf .xlsx .xls .docx .doc) และขนาดไม่เกิน 5MB หากยังมีปัญหาแจ้งผู้ดูแลระบบ
อยากขอเพิ่มประเภทเคสใหม่ ทำอย่างไร
แจ้งผู้ดูแลระบบพร้อมอธิบายกระบวนการทำงานที่ต้องการติดตาม (คล้ายที่เคยขอเพิ่ม 7 ประเภทฝั่งเซล) เพื่อออกแบบ checklist มาตรฐานให้เหมาะสม